MMdc關鍵數位行銷 內訓課程 如何透過時間管理 有效改善專案運作 心得分享

MMdc關鍵數位行銷 內訓課程 如何透過時間管理 有效改善專案運作 心得分享

MMdc 關鍵數位行銷 在提升同仁們各項工作技能上始終不手軟!

除了 網路行銷 相關議題上早就是大家耳熟能詳的事之外,對於其他職場上會用的的部分,在這方面可也一點都沒有忽略它的喔~

這個周末、就特別安排了一整天7個小時和"時間管理“有關的內訓課程:

如何透過時間管理 有效改善專案運作

就讓我整理一下當天精采的內容和重點分享給大家,讓朋友們也來一起加入學習行列吧~

MMdc關鍵數位行銷 內訓課程 如何透過時間管理 有效改善專案運作 心得分享

這次特別邀請了~

丞鑫企業管理顧問羅國俊林聖修 兩位專業講師,他們在專案管理和時間管理相關領域可是不錯的專家,這個題目可一點都難不倒的啦~~

你工作上是不是也有以下這樣的狀況呢?

時間有限、事情有夠多,常常做不完"

計畫比不上變化、變化比不上老闆/客戶的一句話"

休假根本不是休假、平常也不敢請假,無言的壓力讓我肝都壞了啦!"

如果你工作上也遇到上述的其中一項,那表示~~ 你的"時間管理“出了一些狀況了喔~

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首先、羅老師先提出了 80/20法則 這個由義大利經濟學家維弗雷多·帕雷托最早提出的 帕雷托法則(Pareto principle),也稱為二八定律。當然、說到 80/20法則 也不能忘記由 理查.柯克(Richard Koch) 寫的這本經典好書 了!  

80%的結果,可歸結於20%的原因;80%的產出,來自於20%的投入;80%的成果,歸功於20%的努力。

而"時間管理" 可也和它息息相關的喔~

延伸閱讀:

80/20法則 MBA智庫百科

80-20法則 聰明工作,認真玩 經理人月刊

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在這邊、羅老師也和大家玩了一個…小遊戲~ 一人發一張印了一連串數字的紙張,接下來請大家在2分鐘之內依造順序讓大家找出來這些數字,結果時間內有些人可以找到30個、有些人可以找到20個、有些人只能找到10個,但其實在找這張紙上頭看似亂無章法的背後隱藏著一個"目的“,那就是"發問" !!

根據統計,這個遊戲長期的測試和觀察,東方學員的習慣在一拿到題目就會馬上悶著頭開始做,自己想辦法找出解決的方法,但西方的學員通常是先問老師這個題目希望的目的和結果是什麼,接著才開始作答。

工作上不也是有一樣的"認知"和"理解"的情況在發生嗎?  是否一開始你接收到老闆、主管交代下來的任務同時,你沒有先思考過這任務的最主要目的和結果應該是什麼,沒有先和主管或客戶好好確認目的和要求應該是什麼~  而先悶著頭就自己捲起袖子開始做了呢?

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80/20法則 在這裡也是一個關鍵重點喔!  除了目標和結果你應該在一開始就先抓住之外,過程中如何運用找出那關鍵性的影響工作事項、關鍵性環節、流程、方法… 如何有效運用80/20法則 也都是平常需要多多練習還有思考的地方了。

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接下來還有這"時間管理“的經典遊戲!!

如何把一堆"大石頭"、"小石頭"和"細砂" 放入到一個固定範圍的小容器當中,這個遊戲的目的除了先後順序和大小種類相關之外,還有個最重要的"基本觀念" !!

你知道怎麼區分 “大石頭"、"小石頭"和"細砂" 的種類嗎?  你平常有先把工作事項區分成 “重要"、"一般"和"瑣事" 的類別嗎?

如果你不懂得做好事項該有的分類,或是把"一般"工作當成"重要"工作來看待,並且先後順序的狀況沒有想好的話,一天的時間就像那固定容量的容器,你怎麼也無法把這些石頭裝到這個"容器"當中的,而每天的工作也就總是會有"遺漏“和"沒做完“的狀況發生。

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而你可以試著把每天的工作區分成這四個象限的方式來一一思考,急迫且重要的放在第一象限、不急迫但重要的放在第二象限、急迫但不重要的放在第三象限、最後是不急迫也不重要的放在第四個象限。

其中我們都知道第一的象限區塊是最重要的工作事項! 但根據專案管理專家長期的統計,常常許多狀況我們都把大部分的工作擺在第三象限區塊,那個"急迫但不重要“的這一個地方,這邊實際上根據統計,ㄧ般企業最常有的工作事項佔比是50%~60%,但以績效最佳企業的統計這個部分佔比應該為15%是最理想狀況,而在"不急迫但重要“的第二象限區塊應該為65%~80%是績效好的企業佔比特色,但實際上ㄧ般企業這部分的比例卻是很少的。

那朋友們是否也發現問題點在哪了呢?  我們大部分的人都把應該歸類到第二個區塊"不急迫但重要“輕忽了,而忙碌了一大堆"急迫但不重要“的這一個部分,並且這個部分的工作事項大部分都是幫別人解決的工作,而非自己應該處裡原本的工作! 而時間管理最重的關鍵點就是區分這兩塊的工作事項!

如果你能沈思並且理解這裡頭的"原則"和"區分",那你就可以更好的掌握平常的工作與時間分配比重了!

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接下來老師還介紹了一個重要觀念:

當責文化

你能區分 “負責 Responsibility" 和 “當責 Accountability“的不同嗎?

MMdc 關鍵數位行銷 的大家長Ruby做了一個很棒並且呼應老師的解釋~

負責: 把事情做完

當責: 把事情做好

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因為許多人沒有責任感、沒有盡到本分、沒有付起當責。" 所以政府官員覺得我該做的都做了、企業機構工作者覺得我該負責的部分已經都完成了,我們都實際的感受到今日社會上許許多多的"現況“!

只要能讓人發自內心願意主動當責,美好的事情就這樣發生了!"

當責的文化不是負面地追問" 事情沒做成功,究竟該誰負責? " 而是正面積極地問" 誰負責把事情做對、做好? "

我想企業內部文化若能努力往這推行,讓員工們有這樣的出自內心的實踐,就會是一個成功有競爭力的企業發展了!

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接著羅老師還花了不少時間除了介紹幾個工具和方法,也讓大家實際的拿平常工作上遭遇的ㄧ些問題做為練習和討論,如時程管理技巧中的 “要徑法 Critical Path“、"魚骨圖“中"人(人員)、機(硬體)、料(軟體)、法(方法)、環(環境)“五個方向用來找出流程、工作項目中真正的問題在哪裡,以及遇到一個問題時"連問五個Why 為什麼“,並強調"越簡單的工具越好用、越實用“! 平常就要確實的運用在工作上頭,而不是上過課就放在自己筆記裡頭了。

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當你覺得學習是快樂、有效又有趣的時候,時間總是過的特別的快~

一下子一天7個小時的訓練課程就這樣結束了~ MMdc 關鍵數位行銷 的大家長Ruby最後除了謝謝 丞鑫企業管理顧問羅國俊林聖修 兩位專業講師之外,更希望每一個同仁未來要更加努力自我學習成長之外,也別忘了把學到的知識運用、活用在各項工作當中,當然還有後續也還會不斷的安排對我們有幫助的各項學習課程,讓大家能夠在有限的時間裡幫助大家成長!

就怕你不願意學習、認為自己能力已經足夠應付在這個不斷變化、改變的網路行銷市場,自滿可是自己最可怕的天花板和敵人喔!

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吳 天元

溫厝的543大家長,平常沒時就愛碎碎唸,標準的阿宅。 平時就愛看電影、研究網路行銷,有時間當然也愛陪伴著家人! 總希望世界和平之外,更希望能看看外星人到底長啥模樣了!

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