國家檔案法和檔案管理局有關保管收納的資料整理,電子防潮櫃超推薦~

最近研究了一下關於所謂『標案』的一些和公司有關的資訊,覺得還滿有趣的~ 雖然這些資訊有點『』並且還有點『官僚』的感覺,但是我覺得還滿適合讓一些未來不管是做政府機關學校等等的單位,還有一般公司行號其實也都可以參考看看,別以為現在都是『數位化』的時代,公司裡很多『傳票』、『合約』、『發票』…等等還是有不少文件紙本的需求存在的,而這些所謂『檔案文件』在一般台灣潮溼的環境,還是有需要妥善的保管,雖然這也是商業化找出的理由,但這和『保險』的觀念一樣,當有發生的時候才會知道『千金難買早知道』的感觸~ 所以這篇相關檔案資料的保管建議,個人可是推薦要看一看喔~

也許這些資料有天真是救了你和公司的一個大轉機也說不定喔~
參考看看吧~

首先關於『檔案保管』這部份的『官方定義』,我想最具代表的就是所謂『國家檔案法』,不過這份文件一共只有30條條文,我若只單獨看關於和『保管』、『保存』這個部分,幾個重點資訊如下了:

國家檔案法 第二條:(先確實的定義一下什麼『檔案』)
檔案:各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。
國家檔案:指具有永久保存價值。
機關檔案:指由各機關自行管理之檔案
(接著下面是關於保管的需要時間)
第十條 檔案之保存年限,應依其性質及價值,區分為永久保存或定期保存
(最後,就是檔案的各項保存方式,這邊並沒有一個『明確』的規定,而是交由各執行單位自己決定了)
第二十七條 本法公布施行後,各機關之檔案管理,與本法及依本法發布之命令規定不相符合者,各機關應於檔案中央主管機關指定期限內調整之。
第二十八條 公立學校及公營事業機構準用本法之規定。
而關於如何保存的方式,國家檔案法裡並沒有說的很清楚,但是若以一個『專業』、『參考建議』的想法尋找資訊,可以在 政府單位的 檔案管理局 網站上查到一些不錯的資訊喔~

首先就這  檔案保存容具介紹 原始資料出處在這

檔案保存容具的擇選與檔案的外觀大小有關,可以分為保護夾、保護盒、保護套、保護箱、隔頁紙等多種樣式,容具的材質,使用無酸紙材聚乙烯(PE)、聚丙烯(PP)等塑膠材料

1.保護夾:通常稱為卷夾。卷夾材質以無酸紙類為主,紙質類的卷夾酸鹼值應為中性或弱鹼性,即PH值維持在7~8之間為宜。

2.保護盒:通常稱為卷盒。卷盒材料以無酸紙類為主,如瓦楞紙及紙板等;亦可以使用化性較穩定的塑膠原料,如PP板類。

3.保護套:檔案保護套的材質有紙類及塑膠類等,紙類以無酸紙類為主,塑膠類則可選擇聚酯片、純PP材料為主的保護套,因為塑膠類保護套具有透明性的優點,可以直接看到檔案內容,較常用在閱覽應用及攝影類檔案上。

4.保護箱:以無酸瓦楞紙板為主,可用來存放較不常使用的檔案。

5.隔頁紙:隔頁紙通常為中性紙或鹼性紙等無酸紙類,用來分隔檔案,使檔案不會因相疊而讓紙質互相受到影響。

另一個很有參考價值的資料就是:
檔案庫房溫濕度環境控制—紙質篇 這篇文章 網址出處在這

就紙質檔案材料而言,在常溫下、相對濕度高於60%時,檔案容易長霉,且溫度越高,紙質材料表面黴菌的成長速率越快,而紙質材料的保存期限也就越短,造成紙類材料保存的嚴重威脅。

影響檔案保存期限的因素,依類別可概分為光、濕度、溫度、空氣內特殊氣體成份、微粒、生物、蟲以及菌等。

把儲藏保存環境精準的規範於溫度21±1℃以及相對濕度50±3﹪的基本條件標準,已成為許多博物館及檔案館在保存環境條件上的基礎方針。

另外還有這份參考資料PDF檔案:

國家檔案管理作業手冊.pdf 官方的文件檔案 另外這檔案的  原始出處在這 其中這個『關鍵重點

如果公司或單位需要一個 檔案庫房這樣的空間,它相關設施基準 有幾個相關重點需要考慮到:

1.檔案庫房應與其他技術用房舍及辦公室為必要之區隔。(第2點)

2.檔案庫房應與自然環境隔離,其位置宜設置建築物各樓層平面之中間。(第3點)

3.檔案庫房應依紙質、攝影、錄影(音)帶及電子媒體等檔案媒體類型分區設置保管空間或分別配置保管設備。(第4點)

4.檔案庫房之設置應避開洪泛地帶,擇地勢高亢處為之,不宜設置於地下室及排水系統不良之位置。(第6點)

另外~ 檔案的附件中還有個很不錯的附表,下面這個檔案。

國家檔案管理作業手冊  檔案管理局 檔案庫房溫濕度環境控制標準

這份文件 檔案庫房設施基準第13點.pdf 檔案提供在這

這裡面也提供了各種不同材質的檔案文件根據『最佳』的一個溫度和濕度的保存保管建議,雖然要一般公司或家庭冷氣開個24小時是比較難的條件,但其中關於『濕度』的要求,我想現在很容易可以達到的,當然就是保管的櫃體選擇電子防潮箱電子防潮櫃這類的產品,就可以了~ 光這一項『濕度』能夠控制,大概就已經可以滿足大部分保管的基本需要,當然~ 還要進階的標準,就要考慮好『空氣的品質』了。

紙質類檔案媒體保存對空氣品質的要求:  原始資料出處在這

暴露在空氣中的有機物如食物、紙、棉布、相片…等,歷經一段時間存放後,會產生變色、變質、水解、發霉、甚至長蟲或粉碎等現象,而大部分用來記錄珍貴檔案訊息的紙質類媒體也是有機物,因此,保存珍貴的紙質類檔案時,必須注意保存環境的空氣品質。

紙在吸收周圍的空氣污染物與溼氣後,所發生的纖維酸化水解纖維素氧化紙質劣化的二大主因

我想最簡單的就是可以看到家中報紙和書本常常擺久了就出現發黃、變色這些問題,紙張的酸化問題,是最令人頭疼和煩惱的了~
另外還有就是這個『蟲蟲危機』的狀況了~

檔案蟲菌害型態介紹:  原始資料出處在這
我整理一下幾個重點,幫您『讀讀書』啦~
檔案在典藏的過程中,可能因環境不佳、年代久遠會產生劣化現象,更甚者造成蟲菌孳生,使得檔案受損嚴重、保存狀況急遽惡化,由於檔案遭受蟲菌感染而產生的受損狀況不一,若能對檔案蟲菌害受損常見的型態有初步瞭解,再加上平日確實對檔案保存狀況進行查檢,有助於即早發現問題,規劃進行後續的修護及防治處理工作,達到妥善保存重要知識資產的目的。

蟲菌害類型
(一)蟲害

昆蟲對材質的破壞依其口器形狀侵取之方式而異,有些受損證據可在受害材質附近發現。

綜合各種昆蟲產生的危害特徵,有以下幾個類型:

1.啃食材質表面,嚴重時會造成大片缺損

2.穿孔

3.結構破壞

4.蟻土沾附

5.分泌物污染

6.昆蟲的肢體、蛻皮、筒巢、卵鞘等污染

7.從蛀孔拋出粉屑

8.咬斷纖維

9.蟲糞污染

(二)黴菌

1.產生有機酸,使材質受酸腐蝕

黴菌在代謝過程中產生的有機酸,使得周圍環境的酸度增加,材質受到酸腐蝕

酸可以快速水解纖維素,使得纖維素的長鏈結構斷裂,使得紙質強度下降而脆裂

2.菌落產生色素

3.長霉部位發潮、發黏

若發現檔案長霉,實際上已經長了很多黴菌,單個黴菌肉眼是看不見的,由於很多黴菌的菌體聚在一起,它們產生的黏性物質,使得這些部位變軟、發潮、發黏,散發出難聞的霉爛氣味,時間一久,還會使檔案黏在一起,形成檔案磚

4.新陳代謝產生熱量,加速破壞材質

5.分泌分解酶,將材質分解

當然關於『黴菌』的資料,我之前這篇  電子防潮箱要控制到多少濕度? 你真的認識什麼是黴菌嗎? 有收集整理了不少資料,有需要好好參考一下吧~

想不到一個簡單不過的『檔案保存』都有這麼多的學問吧~ 真是不說不知道,知道嚇一跳~ 呵呵~
簡單重點的把這資料整理給各位有需要的朋友參考,當然~ 最後還是要『老吳賣瓜』自誇推薦一下了~
為什麼推薦『收藏家』這品牌的保存方式,其實非常簡單,就四個理由就夠!

節省90%空調、除濕機的電費消耗! (收藏家真的很省點!綠能節碳又環保!)

減少90%傳統保管方式造成的損失! (搞定濕度問題,真的是解決一大塊狀況!)

降低90%維護相關器材帶來的困擾! (擺進去真的是幾乎都可以不用管他了!)

100%有效解決您的資產保管困惱! (當然這!最重要!最關鍵!)

如果針對這些相關的規定或是建議還需要一些專業的建議~

收藏家的官方聯絡網站在這  聯絡收藏家 請到這和他們聯繫看看吧~

希望這些資料對不管是公家機關或是學校,還有公司行號能有幫助了,認識『潮溼』瞭解『濕度』,真的是一件很重要並且不能輕忽的重點喔~


辦公使用電子防潮櫃~ 當然還是選擇收藏家~
【收藏家】133公升抽屜式電子防潮箱(MD-300T)收藏家抽屜式電子防潮箱(SAD-200)收藏家影音資訊抽屜式電子防潮箱 ( SAD-400 )

吳 天元

溫厝的543大家長,平常沒時就愛碎碎唸,標準的阿宅。 平時就愛看電影、研究網路行銷,有時間當然也愛陪伴著家人! 總希望世界和平之外,更希望能看看外星人到底長啥模樣了!

發表迴響

你的電子郵件位址並不會被公開。 必要欄位標記為 *