Office 2010 Business Contact Manager(BCM) 中小企業的CRM軟體 簡介篇

這次要花幾篇功夫,來好好介紹一個近日讓我發現對於中小企業真的非常有幫助的好工具!

就是微軟Office 2010搭配使用的外掛工具 Outlook 2010 Business Contact Manager 簡稱 BCM 台灣中文微軟稱呼為『中小企業行銷特助』,正式英文叫做『Business Contact Manager for Outlook 2010』但通常網路上查找資料還是習慣稱呼為 Office 2010 BCM的簡稱方式。

Business Contact Manager 是一個Outlook 2010的外掛工具,他會搭配MS SQL資料庫使用,若你的公司環境裡沒有MS SQL Server,安裝這個工具時他也會在你電腦上安裝一個sql server 2008 express簡易免費版本,個人建議~ 要想能發揮多人協同作業好功效,這部份技術性還是請熟悉資訊系統人員協助比較好,這邊我就不多說明這個部分的內容了。

最早我是參加一個微軟舉辦的研討會,聽了 怡容國際旅行社 這個企業老闆才知道這個好工具(當BCM成為專屬行銷特助 旅遊業服務能量大幅躍升 怡容國際旅行社案例),簡單的說~ Office 2010 Business Contact Manager(BCM) 就是一套利用Outlook 2010的功能,將他變成一個客戶關係CRM小型功能版本,由於他免費提供給已經購買過 Office 2010的使用者,等於是一套免費可多人使用的CRM~ 尤其對一般中小企業根本沒啥預算購買CRM軟體的公司來說,真的是非常划算和實用~ 我想這也是微軟故意放毒、提供利多給一般不太會『升級』Office的公司一個好理由吧~ 想想目前還有多少公司還在用Office 2003就知道了~

先把一些必讀相關網頁資料整理一下:

中小企業的小型 CRM ── BCM中小企業行銷特助 這篇是本次研討會活動的主要重點說明介紹,並且下方有幾段影片,我想合適給還不認識BCM的朋友們有個概念和了解。

接著 Business Contact Manager for Outlook 2010 這篇是微軟網站對於BCM的線上手冊,不過~ 由於他比較缺少圖片說明,閱讀起來可能有點…無聊、抓不到癢處,這也是我為何想花點時間分幾篇來好好分享研究一下的原因了~

BCM幾個重要功能選項的說明頁面 這篇特別放這,是因為他有重要畫面上的按鍵功能介紹,如果你不熟悉BCM的介面操作,我想這篇對你會有幫助。

而這篇 Business Contact Manager for Outlook 2010 有什麼新功能 我想如果你用過舊版的(知道機會很小啦~),快速了解一下差異性,並且~ 這篇也把一些BCM很不錯的『重點』給說明的算是比較白話的部分了~

另外~ 官方 Office 2010 Business Contact Manager(BCM) 介紹說明 PDF檔案  下載觀看 可以參考一下。

再來我利用兩個畫面抓圖簡單說明一下 BCM的好用地方吧~

以往中小企業是沒有什麼『數位化系統工具』的,大部分的工作者就是利用電話、傳真、Email聯絡相關工作事項,再來就是懂得使用Office的軟體打報價單做簡報,厲害點的會用Excel做出一推報表、計算等,這就稱為中小企業的『數位化』了~

但與客戶聯繫方式和過程經歷,通常只有靠自己腦袋記憶,再不然聰明點的知道利用iPhone、Smart Phone把行事曆、代辦事項、郵件等等透過電話帶著,但我想大部分的人這類3C產品還是停留在『好玩』的階段比較多吧~

最多管理嚴格些的就是回公司寫『日報表』、『週報表』給上頭交代,業務開發人員還是屬於非常傳統的模式下進行。

Office 2010 Business Contact Manager(BCM) 簡單的來說就是把這些想辦法『數位化』,並且能夠做出量化報表~ 更重要的是~ 他能讓『知識』傳遞下去,可作為新人教育、SOP等等開發客戶流程的一個發揮工具。

當你的資料慢慢多了,使用的也上手了~ 儀表板功能就能快速的告訴你什麼行銷方案最有效,每天有什麼專案進度要完成,相關需要人員、時間、成本等等資訊,一個畫面裡都能清楚看到~ 另外~ 我覺得還有個更好用的重點就是『電話開發客戶的紀錄』功能~ 後續篇幅我再來介紹這了~

接著~ 我想先利用一份找到的簡報資料裡面幾張內容,聊一下BCM能做到的部份和公司裡流程作業上搭配方式。

以下內容引用 原作者: 三玉管理顧問公司講師 Rimble Kuo 郭嵩麟 以及 微軟 T3 講師 QBEAR 施文華 這兩位的簡報,文章最下面也提供原始的簡報檔案下載,請各位再自行看一下那部分的資料了。

首先,Office 2010 Business Contact Manager(BCM) 再企業上要協助些什麼,下圖的這5個項目是他的重點方向。

Office 2010 Business Contact Manager(BCM) 中小企業的免費CRM軟體一般業務性質工作,中小企業做的比較多的除了拜訪客戶之外,最多的應該就是『電子郵件』寄送和『電話』開發這兩個項目了。

而這兩個項目其實最難看出成效,所以大部分的主管都是『看結果』來判斷工作能力,反正你有業績我就不管你怎麼做的~ 是一般絕大部分的管理方式吧~

但另一個完全被忽略的『重點』就是~ 如果他的方式成功了,是為何成功的?如果失敗了,原因是什麼? 成功的流程能不能複製下一個工作人員或是下一個案子? 失敗的方式能否看得出來怎麼改進?怎麼檢討?

執行工作者如果願意分享他的經驗和過程,也許那算好~ 但絕大部分人員,通常不太願意分享他的成功方式或是失敗經驗,一個是怕被學去、一個是怕被人笑吧~

現代工作者,懂得利用『工具』絕對是『贏的關鍵』!

這BCM工具就算不是公司整體導入,你的團隊自己使用他,甚至你個人懂得自己利用這工具! 那~ 你就已經得到更多『贏的機會』了!

另外就是若懂得把每個商業專案分成細部項目(BCM裡稱為商機 銷售階段),不只可以分為團隊合作的利用工具,也是培養新人或是複製專案的一種方式,這部份可是每個產業、行業不同的『智慧』,BCM可以做到的就是讓你可自行根據實際狀況建立、修改這部份的需要條件,以往套裝軟體不能變動的部份需要客製化才能達到功能,他能提供一定程度的自由性,我覺得這部份很不錯~ 並且別忘了! 他是可以網路資料庫的方式呈現! 可不是單機作業的軟體喔~

接著就是電話開發人員最佳的一個工具了! 通話記錄、追蹤功能,根據客戶聯絡狀況再也不用使用Excel的一筆一筆敲的方式,並且他還可以利用網路資料庫的方式,每個人都即時看到現在誰打過了沒,或是後續處理的方式如何等等。

不過有點可惜的地方就是~

通話底稿雖然可以自行建立,但他目前是單項直列方式呈現,還沒有可以互動多選擇的方式功能,不過~ 我想這『免費』的工具能做到這階段,對於中小企業也算是夠用了~ 不然其他第三方工具(包含微軟自己的Microsoft Dynamics CRM)就沒人買了吧~

Business Contact Manager(BCM)可以算是 Microsoft Dynamics CRM 的簡易版本吧~

Business Contact Manager 這個免費外掛工具其實在Office 2007的時代就已經有了,但是~ 到現在2010的版本才有『中文化』的介面,並且這工具雖然是免費下載,卻不能在任何微軟的下載分享網頁之中看的到,必須是所謂大量授權購買Office 2010時(最少為5人版)請參考這個微軟官方說明頁面 ,

最後~ 提供目前我從網路上搜尋到相關的資料分享給大家吧~

微軟BCM線上教學影片英文版 點擊這下載 約74MB  由於這個檔案實在太大,若造成部落格房東的困擾我會把它移除,所以~ 看後續情況吧~

接這是上面引用幾張投影片的原始簡報檔,原始簡報百張之多,但大部分為先解說Outlook 2010的介紹,所以我把它分成兩個版本類型,一個為包含 Outlook 2010介紹與BCM的完整版部份 點這下載 共約16MB,如果你對Outlook 2010已經很熟悉了,就跳過這個版本 吧~ 另一個就是只有單純說明 Outlook 2010 Business Contact Manager(BCM) 的部份了  點這下載 只有4MB,小巧很多~

這份簡報的原作者是 三玉管理顧問公司講師 Rimble Kuo 郭嵩麟 以及 微軟 T3 講師 QBEAR 施文華 辛苦製作的,若有不合適公開的地方,兩位請告訴我一下,我會移除這檔案下載的連結。

這篇算粗淺、簡單的介紹Office 2010 Business Contact Manager(BCM)是什麼東西給大家,先讓朋友們有個概念~ 之後的部分我會再對實用上做些心得分享了~  喔~ 對了~  怎麼取得Office 2010 Business Contact Manager(BCM)這免費外掛工具(別告訴我你跟我要~ 我還不想被請去吃免費的飯~)。

一個方式當然是直接找微軟買 台灣微軟中小企業軟體採購諮詢 這頁面有聯絡方式。

另一個是我發現 創捷採購網上 有這個販售版本,這是除了知道購買大量授權版本可登記後下載之外最便宜的版本了吧~ BCM很怪~ 買Office 2010盒裝或隨機版、其他版本都沒有提供~ 不懂~ 這是要專給購買授權版本的促銷方式嗎?

這篇就先到這了~ 後續再請看其他的專文了~

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吳 天元

溫厝的543大家長,平常沒時就愛碎碎唸,標準的阿宅。 平時就愛看電影、研究網路行銷,有時間當然也愛陪伴著家人! 總希望世界和平之外,更希望能看看外星人到底長啥模樣了!

6 thoughts to “Office 2010 Business Contact Manager(BCM) 中小企業的CRM軟體 簡介篇”

  1. 您好:
    看了您的文章,對此套系統頗有興趣,希望能試用看看是否合用,但是小弟在網路上一直找不到可以下載試用版的地方,不知道大哥是否有相關資訊?

  2. 抱歉~ 這一個由於MS是擺在特定的網站連結,並非公開可以下載分享,需要您自己和MS連絡看看了能否試用了~

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