Office Outlook 2010 Business Contact Manager(BCM) 個人實務商務模擬

前一篇以Office Outlook 2010 Business Contact Manager(BCM)內建的範例資料庫來簡單的『感覺』一下BCM帶來的好處,但我想一定很多人和我第一次使用時的感覺一樣~ 由於國情差異,BCM內建的流程比較和台灣中小企業的銷售流程不太相同,並且實務上好像也不太像範例資料庫裡這麼多層級的客戶階層,並起一開始使用還不太上手的狀況下,很多輸入的步驟、方式也不熟悉,到底BCM的工作順序、輸入相關步驟和更重要的~

如果是我要把這BCM介紹給業務相關人員,我該用什麼角度告訴他們,這是個對你們絕對業務上有幫助的軟體,而不是要來給大家找麻煩~ 這樣的反抗狀況出現~ 所以~ 我就以一個『如果我是這產品的銷售人員,我該怎麼利用Office Outlook 2010 Business Contact Manager(BCM)來幫我處理日常業務上作業?』這樣的出發點上來模擬一下商務上使用時的狀況了~

接下來就來看看我的模擬狀況吧~

首先~ 再這全空空的個人商務資料中,先開始建立第一個『客戶』資料吧~

這邊就是我前一篇提過,有點奇怪的『聯絡人定義』問題,再這邊BCM的客戶其實就是Outlook的聯絡人、通訊錄上的內容,另一個旁邊還有個『商務聯絡人』,這邊內定的定義為『和商業有關係的聯絡人』可以是中下游客廠商或是購買者資料,但還有一個『潛在客戶』這一項,而比較讓我疑惑的是,『潛在客戶』身分和『商務聯絡人』可以直接互相有切換身分的功能,但『客戶』這一項卻沒有~ 這就變得有點怪~ 以未來的方便性,我當然不應該把相關聯絡人資料建立在『客戶』這一個群組裡,未來不能視狀況切換身分歸屬了嗎?

這一個問題我想後續建立資料時,還需要多注意一下了~

這邊~ 我就陸續開始建立些虛擬相關的資料,如『客戶』~

『商務聯絡人』資料建立。

還有這『潛在客戶』等,再潛在客戶這一項,還可以定義他的『星等』重要程度,並且給予未來聯繫狀況反應和交易頻繁度等等星等的自動升等狀況條件,這些功能還滿好用的~

並且呢~ 如果內建的這兩個聯絡人群組,如果還需要建立如『業務負責人』、『員工』等等不同的群組,也可以再以『自定義』的方式開設新的,我想滿自由可以根據需要使用的。

不過~ 就是那第一個『客戶』這一個部分,我還是覺得滿奇怪的就是~

接著~ 有了相關人的資料,再來就是我們最常使用的兩種『業務』開發的方式了~

一個是『電話開發』,另一個就是『電子郵件開發』的方式了。

電子郵件這類行銷活動建立與管理我覺得是BCM很不錯的工具,上圖截圖建立按鈕在圖的右邊,我就補個說明不再多抓一張圖了,把要發送的名單在左邊選好,行銷活動名稱取好,就可以快速建立這個方案。

開啟的信件和編寫電子信件流程一樣,這工具操作我就不多說明啦~

行銷郵件寫好後,回到前面一個畫面,上下方都有個『啟動』按鈕,按下後郵件就會開始寄送了~

這邊提醒~ 寄發郵件還是會和你配合的ISP寄件SMTP主機有關,如果你一次都寄送很大量,會很有可能未來你的信箱被ISP列為『垃圾郵件』寄送來源,不只可能未來你寄的信別人收不到,也很有可能會被ISP給停權,甚至收不到別人寄給你的信喔~ 要發送上百封信件的朋友,記得這類技術問題請多請教一下公司內部資訊人員,這邊不過說明大量寄信的需求問題了~

但如果你的客戶對象都是從研討會、展覽活動收集的名片,或是平常有來往的客戶、廠商資料,不是那種一次倒入買來的開發名單,通常一般發個20、30封,每週一兩次,我想就不太需要擔心,但最好的方法還是對於開發信件有個獨立的網址、SMTP的機器(最好還是獨立的ADSL線路)是比較安全的方式,不然就花點費用向外頭租用專發信件用的SMTP公司服務也行,反正就是和公司信箱分開就是了。

上面試用過電子郵件的行銷,接著來看看『電話開發』、『聯絡』的功能項目了。

使用電話行銷方案後,會看到右下方有特別的紀錄功能,我想一般客戶關係基本記錄已經夠用了。

聯絡狀況記錄、有沒有找到人、或是被要求不要再打來,你都可以再這上面針對每個聯絡的名單做出合適的選項記錄,這部份之後還能利用這些記錄數據,做出客戶重要星等、歷史流程查詢、數據相關報表等等。

BCM其他還有像是這類型『專案』管理的選項,這邊稱為『商機』,我就以一個『春季電腦展』來做個模擬參加展覽活動來試試看了。

下方記得也建立好參展希望主要銷售的產品,如果你建立的資料越齊全,包含成本啦、銷售價格、折扣等等資料,之後還能幫你計算出這次活動的整體大致的財務狀況,這次我先簡單輸入些產品作為模擬的資料了。

接著按下『建立專案』來針對這次展覽活動看看還有哪些細項要建立的。

把相關如進場、裝修、退場簡單的幾個流程與相關需注意的時間、人員資料都建立後,BCM他還能幫你做出甘特圖的時間軸,並且可以與Outlook代辦事項提醒功能連動,時間到了會自動提醒,等於是個簡易專案管理系統了~

其他還有些小功能,如使用傳統列印DM方式,他也能幫你利用聯絡人資料列印信封啦、計件資料等,當然還有個更重要的,他是把這樣方式當成行銷專案活動,給予相關的報表管理,成效結果都可以整合到BCM裡面去了。

最後~ 瀏覽看看這些模擬活動後的歷程記錄,BCM上全都看的到~

有這樣的功能,不只可以有效評估衡量不同的專案活動帶來的結果、成效,還有個更重要的就是能得到『經驗值』,不只對於後續改進方案有了些數據量化的資料,更對於『複製成功模式』或是『避免失敗經驗』都有很好的範例與經驗,訓練一個新人如何有制度化、系統化的進入開發、聯繫客戶上,Office Outlook 2010 Business Contact Manager(BCM)的工具扮演一個很棒的老師、教練角色了。

並且~ 每天聯絡客戶的記錄BCM也都做的好的狀況,不也是一個平常工作日報表了嗎~ 而必再要求員工去寫一些如同流水帳的日報表,這BCM越懂得使用他,你的行銷業務能力就會越來越強的~

另外~ 後續還整理兩篇BCM進階的一些功能說明,再進一步看一下『客製化』自定義的部份操作了。

所有 關於 Office Outlook 2010 Business Contact Manager(BCM)的文章,推薦您看看:

Office 2010 Business Contact Manager(BCM) 中小企業的CRM軟體 簡介篇 介紹說明BCM相關資源。

Business Contact Manager(BCM) for Outlook 2010 安裝篇 開始進入操作BCM的方式。

Office Outlook 2010 Business Contact Manager(BCM) 範例資料庫篇 這是內建範例資料庫的使用測試介紹。

Office Outlook 2010 Business Contact Manager(BCM) 個人實務商務模擬 這一篇是個人假設的資料,貼近實際上的操作測試。

Office Outlook 2010 Business Contact Manager(BCM) 自定工具介紹 進階功能說明介紹。

Office Outlook 2010 Business Contact Manager(BCM) 資料庫管理篇 對於不熟悉資料庫維護,這工具很簡單好用。

吳 天元

溫厝的543大家長,平常沒時就愛碎碎唸,標準的阿宅。 平時就愛看電影、研究網路行銷,有時間當然也愛陪伴著家人! 總希望世界和平之外,更希望能看看外星人到底長啥模樣了!

發表迴響

你的電子郵件位址並不會被公開。 必要欄位標記為 *